Projektbeispiele

Projektzielsetzung:

Ideengenerierung zu Learning Initiativen, die Agile Leadership fördern, anders als das typische 2-Tages Seminar sind und Führungskräfte in den täglichen Anforderungen auch mit Hilfe eines digitalen Tools unterstützen.

Vorgehensweise

• Schnelle 2-stündige Design Sprints zur Framework-Entwicklung
• Test mit Pilotgruppe und Verbesserung der Initiative mit Userfeedback

Wichtigste Ergebnisse

• Schnelle Klarheit, was für ein MVP der Initiative notwendig ist
• Fokus in der Ausgestaltung auf agiles Konzipieren und Weiterverarbeiten

Projektzielsetzung

Durchführung von Analysegesprächen mit den MitarbeiterInnen im Vertrieb (Front- & Backoffice).
Ableitung von Maßnahmen, die einen Anstoß zum Umdenken vom produkt- zum vertriebsorientierten Unternehmen geben.
Erstellung eines klaren Maßnahmen- und Umsetzungsplan für die interne Umsetzung.

Vorgehensweise

• Analyse des bestehenden Vertriebsprozesses
• Analyse der Vertriebsorganisation bzw. Vertriebsstruktur
• Analyse des Vertriebscontrollings
• Betrachtung des Kundenprozesses
• Durchführung von Workshops & Microtrainings als Umsetzungsbegleitung

Wichtigste Ergebnisse

Durch die Involvierung der MitarbeiterInnen, wurden die sogenannten ‘Pain Points’ definiert und Maßnahmen für eine kundenorientierte Zusammenarbeit erarbeitet und akzeptiert.
Zusätzlich wurden die bestehenden Vertriebskanäle strukturiert, in einzelne Vertriebseinheiten aufgeteilt und die Kunden neu geclustert.

Projektzielsetzung

Entwicklung einer klaren Positionierung und einer Vertriebsstrategie, um der derzeitigen Abhängigkeit von einigen, wenigen Großkunden entgegenzuwirken und eine stabile Zukunft des Unternehmens zu garantieren.

Vorgehensweise

Basierend auf den bestehenden Geschäftsfeldern und damit verbundenen Kernkompetenzen wurde eine Neupositionierung des Unternehmens ausgearbeitet, indem der Großteil der MitarbeiterInnen miteingebunden wurde, um eine größtmögliche Akzeptanz in möglichst kurzer Zeit zu erreichen. Für die Vertriebsstrategie wurde mittels BSC, SWOT und CANVAS ein operativer Ansatz für zwei neue Geschäftsfelder erarbeitet, der mit klaren Zielen und Maßnahmen verknüpft wurde.

Wichtigste Ergebnisse

Um eine möglichst transparente Zielverfolgung zu ermöglichen, wurde gemeinsam ein Forecast-Controlling eingeführt, in dem sowohl die Ziele und Maßnahmen, als auch die Akquise und Kundenaktivitäten abgebildet sind. Somit haben alle beteiligten Personen ein einheitliches Tool und einen gemeinsamen Informationsstatus.
Wichtigste Erkenntnis: wöchentliches Montag-Morgen-Meeting als regelmäßige und kurzfristige Kommunikationsplattform.

Projektzielsetzung

Gezielte Vorbereitung des Unternehmens auf die zeitgerechte Umsetzung der Anforderungen aus der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem angepassten Datenschutzgesetz (DSG 2000).

Vorgehensweise

• Strukturierte Erhebung der Datenanwendungen anhand von standardisierten Erhebungsbögen
• Analyse der Datenanwendungen, Identifikation von offenen Punkten hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen aus der DSGVO
• Ableitung und Priorisierung von konkreten Maßnahmenempfehlungen zur Schließung der offenen Punkte

Wichtigste Ergebnisse

• Übersichtliche und klar verständliche „To Do-Liste“ als Basis für die Umsetzung der Maßnahmenempfehlungen
• Nachvollziehbare Dokumentation und Vorlagendokumente als Basis für die Kommunikation mit Kunden, Auftraggebern und Lieferanten
• Grundlagen für eine effiziente Beantwortung von Datenschutzanfragen und für die Sicherstellung der Compliance zu den Anforderungen der DSGVO
  

Projektzielsetzung

Begleitung der Geschäftsführung im Change Prozess mittels Stakeholder- und Zielgruppenmanagements nach außen sowie gegenüber MitarbeiterInnen nach innen.

Vorgehensweise

• Definition der Gesamtstrategie, Entwicklung von Kommunikationsinhalten, Abstimmung von Präsentationen
• Regelmäßige Briefings und Abstimmungen im Rahmen eines Jour Fix, Workshops mit dem Management
• Entwicklung und Organisation von Stakeholderevents und Townhall-Meetings

Wichtigste Ergebnisse

Die Unterstützung des Managements in der Strukturierung des Prozesses und der aktiven Gestaltung der Kommunikation gegenüber allen wesentlichen internen und externen Stakeholdern sorgt für ein positives Klima bei allen Beteiligten.

Projektzielsetzung

Turn-around des Umsatzrückgangs durch den Aufbau eines 16-köpfigen internationalen Teams, das fokussiert neue, digitale Produkte entwickelt. Operative Ausgestaltung der Innovations- und Produktentwicklungsprozesse nach Lean- und agilen Arbeitsmethoden, um Time-to-Market kurz zu halten und Kosten zu optimieren.

Vorgehensweise

• Quantifizierung der Projektkosten, -nutzen und Risiken für das aktuelle Geschäft
• Detaillierte Analyse der Stärken und Schwächen der Organisation durch ca. 100 Interviews
• Definition der optimalen strukturellen Lösung, der damit einhergehenden Prozesse, Auswahl & Training der besten Kandidaten (extern und intern)
• Operative Ausgestaltung der Prozesse entlang von realen Geschäftsfällen, Unterstützung im Teamaufbau (Rollendefinitionen, Kompetenzprofile, Rekrutierung, Auswahl, Trainings)
• Nachjustierung der neuen Arbeitsweisen durch zweimalige Checks nach der Implementierung und Übergabe des Gelernten an die Organisation

Wichtigste Ergebnisse

In allen 15 beteiligten Ländern konnte über das zukünftige Vorgehen von Innovation und Produktentwicklung Transparenz geschaffen werden. Es fand sowohl der Aufbau, als auch der Start der Arbeit eines 16-köpfigen Teams innerhalb von 15 Wochen unter voller Akzeptanz und Unterstützung aller Länder statt.

Projektzielsetzung

Eine gemeinsame one.client.culture nach innen schaffen, jedoch die individuelle Subkultur je Brand bewahren und nach außen wirken lassen, um mehr Wettbewerbsfähigkeit durch innovative Arbeitsraumgestaltung und Stärkung der Unternehmenscommunity zu ermöglichen.

Vorgehensweise

• Scope: Erarbeitung der Stärken und Schwächen der unterschiedlichen Unternehmenskulturen je Brand anhand von individuellen CultureTalks und CultureWalks in den jeweiligen Locations sowie intensive-interviewing der cross-functions wie HR, IT, FI
• Co-Creation: Kreativworkshops mit Mitarbeitern aller Brands zu den Fokusinitiativen um eine gemeinsame one.client.culture anhand der Dimensionen Arbeitsraum, Team & Community, Kreative & Work, Wellbeing & Food zu erreichen
• Translate: Vermitteln der aggregierten Co-Creation-Ergebnisse und Bedürfnisse an die Architekten und Innenraumgestaltung sowie an IT/Technik, HR und Organisationsentwicklung
• Accompany: Begleitung und Steuerung bei der Umsetzung der Maßnahmen inkl. Einbindung von Kunden zur unternehmensübergreifenden Gestaltung bei ausgewählten Initiativen

Wichtigste Ergebnisse

Ein gemeinsamer, von MitarbeiterInnen aller Brands und Bereiche definierter Rahmen, in dem sich die one.culture.culture bestmöglich entwickeln und wo die neue Welt des Arbeitens in allen Facetten und Dimension gelebt werden kann. Ein Ergebnis, zu dem jede/r MitarbeiterIn einen Beitrag leisten konnte und die tatsächlichen Bedürfnisse der einzelnen Teams berücksichtigt wurden.

Projektzielsetzung

Optimierung des Auftragsdurchlaufs und operatives Coaching der Führungskräfte

Vorgehensweise

• Analyse des Auftragsdurchlaufprozesses und Erarbeitung eines optimierten Soll-Prozesses
• Definition von Kennzahlen im Prozess und an den Prozessschnittstellen
• Erarbeitung eines Umsetzungsplanes mit BereichsleiterInnen
• Coaching im Spannungsfeld Tagesgeschäft und Prozessoptimierung
• Reduktion von Besprechungen – Organisation von strukturierten und effizienten Abstimmungsbesprechungen
• Erarbeitung eines ‚Masterplans‘ zur Umsetzung der Ziele
• Entwicklungsmatrix, strukturiertes Schulungsprogramm pro Abteilung konzeptioniert und im Pilotbereich umgesetzt

Wichtigste Ergebnisse

• Durchlaufzeit um >20% reduziert
• Planungscockpit aufgebaut
• Entwicklungsprogramm für MitarbeiterInnen aufgebaut
• Neues Entlohnungskonzept konzeptioniert und in der Umsetzung begleitet
• Konzept für ein Changemanagement- und KVP Programm abgestimmt und Umsetzung gestartet
  

Projektzielsetzung

Konzeption und Implementierung einer prozessorientierten Organisation sowie Einführung eines KVP Prozesses

Vorgehensweise

• Analyse Reifegrad der Organisation und der Kernprozesse
• Konzeptionierung eines Verbesserungsprogramms
• Klare Kommunikation der Vision, Strategie und Ziele
• Wertstromanalyse des Wertschöpfungsprozesses und des Informationsflusses
• Erarbeitung des Soll Prozesses und Definition des Engpasses-> Planungsprozess
• Umsetzung des Soll Prozesses und Ausbildung von Prozess-Owner
• KVP Workshops und Training der Bereichsleiter in der Produktion

Wichtigste Ergebnisse

• Klare Verantwortlichkeiten und transparenter Planungsprozess
• Reduktion der Durchlaufzeit 20%
• Strukturierter KVP Prozess in Produktion gestartet
• Klarer Materialfluss in der Produktion
• Definierte MIN/MAX Bestände, erste Kanbansysteme eingeführt
• Bestandreduktion 15%
  

Projektzielsetzung

Erarbeitung der Eckpunkte eines Pflichtenhefts zur Ausschreibung des digitalen Rechnungsworkflows

Vorgehensweise

• Analyse der für den e-Rechnungsworkflow relevanten Organisationsstruktur
• Dokumentation der Ist-Abläufe
• Erarbeitung der Sollprozesse in 2 Ganztagesworkshops
• Dokumentation der Anforderungen an den e-Rechnungsworkflow in Prozesssprache

Wichtigste Ergebnisse

• Soll-Workflows als Basis für das Pflichtenheft
• To Do Liste für weitere Projektumsetzung
  

Projektzielsetzung

Technische und organisatorische Vorbereitung des Kunden auf den International Financial Reporting Standard 9 Finanzinstrumente (IFRS 9)

Vorgehensweise

Entwicklung und Aufbau neuer Systeme und Tools:

• Definition eines neuen IFRS9-konformen Chart of Accounts
• Erstellung von Quartals- & Jahresberichten
• Design und Umsetzung neuer bzw. angepasster Geschäftsprozesse
• Durchführung von Schulungsmaßnahmen für Fachexperten
• Koordinierung und Durchführung von User Acceptance Tests

Wichtigste Ergebnisse

• Initial erstellte und laufend angepasste Projektpläne, Statusreports & Close Down Report
• Eine gemäß den Anforderungen bedingte neue Zielarchitektur
• Angepasste Systeme und Schnittstellen
• Eine gut auf die IFRS 9 bedingten Anforderung vorbereitete Organisation
• Schulungsunterlagen & Testprotokolle

Projektzielsetzung

Begleitung eines Wechsels des IT Support Dienstleisters: Sicherstellung einer möglichst friktions- und fehlerfreien Übernahme des gegebenen Systems durch den neuen Provider.

Vorgehensweise

Vorbereitung & Durchführung der Übernahme:

• Übernahme Procedere definieren, abstimmen & abarbeiten
• Protokollierung der Übernahmeschritte
• Unterlagen seitens des scheidenden ITSP sicherstellen
• Empfehlungen für künftige IT Provider erstellen und dem Auftraggeber präsentieren

Wichtigste Ergebnisse

Der Wechsel wurde nach der Initialisierungsphase ohne Komplikationen und deutlich vor dem Zieltermin vollzogen.

Projektzielsetzung

• Optimierung der Absatzes und Ertrags im Kaffeekapselsegment
• Nutzen der besonderen Chancen durch die Freigabe des Nespresso-Gebinde-Formats für alle Hersteller
• Geeignete Positionierung, um den Vorsprung von Marktbegleitern wett zu machen

Vorgehensweise

• Eingehendes Briefing zur Klärung der Ausgangslage, Zielsetzung und Kriterien
• Analyse der Vertriebsstruktur, insb. jenes Anteils, der ausgelagert abgewickelt wurde (Workshops)
• Beratung zur Verhandlung mit dem Handel und zur Positionierung in den Märkten (Workshops)

Wichtigste Ergebnisse

• Reorganisation des Vertriebs in diesem Bereich
• Bessere Vereinbarung durch ehrgeizige Verhandlung mit dem Haupthandelspartner
• Optimale Positionierung und Platzierung der Produkte – Zielgruppen gerecht, Wert und Nutzen orientiert mit passenden Werbeaktivitäten (inkl. TV)
  

Projektzielsetzung

Als Supportorganisation liegt die Herausforderung im Verständnis für die Kundenbedürfnisse. Als Zieldefinition wurde die Optimierung in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und die gelebte Kundenorientierung für den externen Kunden priorisiert. Im Gesamtkontext "Kunde" wurde zusätzlich der Kollege als interner Kunde berücksichtigt.

Vorgehensweise

In der Darstellung der "Customer Journey" wurden einerseits die Touchpoints der Kunden und andererseits die Einflussfaktoren der MitarbeiterInnen am Gesamtergebnis erarbeitet. Zusätzlich wurden in einer Simulation zur "Customer Experience" die wesentlichen Hebel in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit erlebbar gemacht, in dem alle TeilnehmerInnen unterschiedlichste Funktionen und Rollen übernommen haben.

Wichtigste Ergebnisse

Schaffung eines gemeinsamen Bewusstseins der TeilnehmerInnen für die Kundenbedürfnisse und Erwartungen an die Organisation als Serviceeinheit.
Erarbeitung von wesentlichen Erfolgsfaktoren (Hygiene-, Leistungs- und Begeisterungsfaktoren) von Organisationen in der bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Ausarbeitung konkreter Umsetzungsmaßnahmen für den Transfer in den Arbeitsalltag.

Projektzielsetzung
Etablierung von kundenspezifisch ausgeprägtem LEAN-Management bei einem Pharma-Logistiker:

• Denkweise implementieren
• Ausgewählte Werkzeuge aus der LEAN-Toolbox anwenden

Vorgehensweise

• Konzentrierte Besuche & Workshops zur Identifikation von Schwachstellen & Erarbeitung von Lösungen
• Einbindung von MitarbeiterInnen auf allen Ebenen, Sicherstellung des operativen Blickwinkels
• Etablierung der Lean-Denkweise durch konkrete Projektumsetzung

Wichtigste Ergebnisse

• Vielzahl von abgeschlossenen Kleinprojekten, welche die tägliche Arbeit signifikant erleichtern
• Deutlich gesteigerte Transparenz der täglichen Leistung in allen Teilbereichen
• Sinnvoll aufeinander abgestimmtes Meeting- und Kommunikationskonzept zur Abstimmung aller Ebenen
• In Summe: signifikante Effizienzsteigerung im zweistelligen Prozentbereich
  

‍Projektzielsetzung

Analyse der internen Qualitätssicherung mit den Teilaufgaben:

• Qualitätskosten
• Qualitätsorganisation
• Qualitätsstrategie
• Entwicklung zugehöriger Lösungsansätze

Vorgehensweise

Grundursachenanalyse der Gewährleistungskosten, der Prozessfehlerkosten und der Kostenstellenkosten:

• Organisationsanalyse
• Strategiereview
• Zielentwicklung, Zielentfaltung und Definition des Handlungsbedarfs
• Analysebericht

Wichtigste Ergebnisse

Reorganisation der Qualitätsorganisation, Einrichtung eines Qualitätscontrollings:

• Messung der und Zielsetzung für Unternehmensqualität
• Halbierung der Qualitätskosten, insbesondere der Prozessfehlerkosten, um mehr als 1% vom Umsatz
  

Projektzielsetzung

Entwicklung einer Vision, Strategie und von Grundzügen einer Implementierungsroadmap für die strategische Controlling-Einheit, um das Gesamtunternehmen noch effizienter und effektiver zu unterstützen und die eigene Rolle innerhalb des Unternehmens zu schärfen.

Vorgehensweise

• Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses der Ausgangslage
• Design einer Vorgehensweise für die Strategieformulierung
• Workshop-Reihe mit internem Führungsteam zu den Themen Unternehmensstrategie als Basis für Controlling, Standortbestimmung, Vision & Strategie Controlling, Ressourcen & Kompetenzen Controlling, Strategie-Finalisierung, Implementierungsroadmap

Wichtigste Ergebnisse

Die Controlling Funktion konnte ein Mission Statement und damit im Zusammenhang stehende Ziele definieren sowie eine Analyse von Abhängigkeiten zwischen der Controlling Strategie und laufenden Projekten des Unternehmens erstellen. Daneben wurde ein Kommunikationsplan erstellt, um relevante Informationen zu Controlling-Aktivitäten im Unternehmen zu verankern.

Projektzielsetzung

Aufgrund des zügigen Wachstums des Unternehmens wurden erstmals Gehaltsbandbreiten für ausgewählte Funktionen unter Einbeziehung passender Marktgehaltsdaten/-benchmarks entwickelt und definiert.

Vorgehensweise

• Erstellung einer Funktionslogik (Jobfamilien und verschiedene Ausprägungen der Funktionen)
• Analyse des aktuellen Gehaltsgefüges
• Abgleich mit relevanten Benchmarking Informationen
  Vorlage eines Berichts mit Handlungsempfehlungen an den Vorstand

Wichtigste Ergebnisse

Ein aussagekräftiger Bericht, der den Vorstand unterstützt, die neue Gehaltsstruktur im Unternehmen umzusetzen.

Projektzielsetzung

Begleitung und inhaltliche Beratung einer öffentlichen IT-Ausschreibung nach dem österreichischen Bundesvergabegesetz für eine neue HR-Softwarelösung mit den Modulen Personaladministration, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Gehaltsverrechnung, Recruiting, Learning und Talent Management.

Vorgehensweise

• Erarbeitung der Eignungs- und Auswahlkriterien für potenzielle Bieter gemeinsam mit den Fachbereichen HR und IT
• Erhebung der funktionalen Anforderungen gemeinsam mit dem Fachbereich HR
• Erhebung der nicht-funktionalen und Betriebsanforderungen gemeinsam mit dem Fachbereich IT
• Definition der Anforderungen an das Schlüsselpersonal
• Festlegung des Ablaufs und der Kriterien für die Teststellungen und die Hearings
• Abstimmung der Anforderungen mit der juristischen Begleitung
• Bewertung der Teilnahmeunterlagen und der Angebote

Wichtigste Ergebnisse

Festgelegte Eignungs- und Auswahlkriterien für die Teilnahmestufe sowie Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien für die Angebotsstufe. Inhaltliche Begleitung und Bewertung der Teilnahmeunterlagen und der Angebote.

Projektzielsetzung

Unterstützung bei der Feinkonzeption und dem Roll-Out eines überarbeiteten Vertriebssystems im Filialbetrieb.

Vorgehensweise

• Feinkonzeption des neuen Sales-Approaches
• Planung und Umsetzung von organisationalem Change Management
• Planung und Umsetzung von Umsetzungsmaßnahmen vor Ort unter Involvierung von Führungskräften und MitarbeiterInnen: Trainings, Simulationen, Coachings

Wichtigste Ergebnisse

• Filialen, die für die betreffende Phase identifiziert worden waren, sind auf das neue Vertriebssystem umgestellt.
• Alle relevanten Stakeholder bestätigen, dass die Unterstützungsmaßnahme erheblich zum Erfolg des neuen Vertriebssystems beiträgt.
  

Projektzielsetzung

Entwicklung einer neuen Organisationsstruktur, die bis 2020 umgesetzt werden kann. Klärung, welche Bereiche wie und wo abgedeckt werden und welche Kompetenzen notwendig sind.

Vorgehensweise

• Market Based View: Entwicklung von Szenarien für die Geschäftssegmente, sowie Prinzipien und Kriterien für die Zielstruktur
• Ressource Based View: Entwicklung verschiedener Optionen für zukünftige Aufstellungen, Bewertung der Zielstruktur-Optionen und Aufzeigen der Gap zur gegenwärtigen Struktur
• Organisationsdesign: Festlegung der Zielstruktur inkl. erforderliche Schlüsselqualifikationen

Wichtigste Ergebnisse

Eine fertig ausgearbeitete Zielstruktur, die in starker Zusammenarbeit mit dem Führungsteam erarbeitet wurde und dadurch auch die notwendige Akzeptanz in der Organisation fand.

Projektzielsetzung

Digitalisierung von klientenbezogenen Kernprozessen für KMU Klienten in einer der führenden Steuerberatungs- & Wirtschaftsprüfungs-Gesellschaften. Entwicklung eines modularen Dienstleistungsangebotes inklusive Bepreisung.

Vorgehensweise

• Analyse der bestehenden Abläufe in Rechnungswesen, Buchhaltung und Personalverrechnung
• Umsetzung von Quick Wins
• Konzeption von verbesserten Soll-Prozessen mit bestmöglicher Nutzung der entsprechenden IT-Systeme und einem optimierten Aktivitätsablauf
• Unterstützung bei der Konzeption des Angebots inklusive Bepreisung
• Unterstützung bei der Rekrutierung eines internen Managers für den Betrieb des neuen Produktportfolios
• Planung der finalen Prozess-Umsetzung sowie sorgfältige Übergabe des Projekts in die interne Organisation

Wichtigste Ergebnisse

• Eine Liste von Quick Wins, die bereits umgesetzt wurden und eine merkbare Verbesserung für die klientenbezogene Arbeit realisierten.
• Ein Endbericht inklusive Umsetzungsplanung, der von allen Stakeholdern inhaltlich unterstützt und als „sehr gut“ bewertet wird.
• Ein neuer Mitarbeiter an Board, der Verantwortung für die interne Umsetzung sowie die Leitung des neuen klientenseitigen Angebots nach außen übernimmt.

Projektzielsetzung

Definition aller notwendigen strukturellen, organisatorischen und systemtechnischen Anpassungen und Änderungen für den Eintritt des Unternehmens nach Österreich.

Vorgehensweise

• Scoping: Klare Identifizierung aller Gaps zwischen Standard Geschäftsmodell, Vorgehensweise und System-Funktionalitäten und den lokalen Spezifikationen des österreichischen Markts für alle Schlüsselprozesse; Definition der rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen
• Entwurf: Definition des optimalen Geschäftsmodells für den österreichischen Markt inkl. notwendiger Produkt- und Systemanpassungen
• Rollout-Planung: Planung des Rollouts mit relevanten Meilensteinen, Verantwortlichen, etc.

Wichtigste Ergebnisse

Am Ende jedes Projekt-Meilensteins wurde ein Bericht vorgelegt und mit dem Managing Board besprochen. Das Projekt lieferte die notwendigen Voraussetzungen – von Informationen bis zur Planung – für einen gelungenen Markteintritt.