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CONSULTING

Projekt-/Programm-Management

Ziele erreichen statt nur darüber zu sprechen

Projekte erfolgreich managen zu können ist einer der wichtigsten Skills im 21. Jahrhundert. Deshalb sind gute Projektmanager gefragter denn je. Die wesentlichen Aufgaben eines Projektmanagers bestehen darin, das Projekt zu initiieren, zu planen, zu steuern und zu kontrollieren sowie zum Abschluss zu bringen. Klingt simpel - ist es aber nicht immer.

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Berater als Projektleiter und/oder Sparringpartner

Gerade bei großen Projekten kann Projektleitung zu einer Monsteraufgabe für nur eine Person werden. MitarbeiterInnen, die routiniert große Projekte führen, können sind rar. Aus diesem Grund holen sich viele Unternehmer BeraterInnen, die ihnen unter die Arme greifen. Dabei übernehmen BeraterInnen entweder die Rolle der/der ProjektleiterIn oder die Rolle des externen Sparringpartners, der einen frischen Blick auf die Strukturen der Organisation mitbringt und sich um folgende Punkte kümmert:

  • ÜBERBLICK SCHAFFEN
    Etablierung eines Projektmanagement Offices
  • BESSERE STANDARDS
    Weiterentwicklung von bestehenden Systemen
  • KOMPETENZVERTEILUNG
    ProjektleiterIn auf Zeit
  • SPARRING PARTNER
    Begleitung interner ProjektleiterInnen

Aufgaben eines Projektmanagers

Vereinfacht ausgedrückt kann man sagen, dass ein/e ProjektmanagerIn ein gemeinschaftliches Vorhaben zur vollen Zufriedenheit aller Beteiligten abwickeln muss. Im Falle von Unternehmen sind es die Auftraggeber, denen er/sie verpflichtet ist. Allerdings muss man auch ein geschicktes Händchen in der Mitarbeiterführung beweisen. Denn nur wenn die Motivation bei allen Beteiligten aufrecht ist, wird ein Projekt erfolgreich umsetzbar sein. Er/sie kümmert sich um folgende neun Bereiche:

  • Integrationsmanagement
    Das Projekt wird in eine Organisation integriert.
  • Inhalts- und Umfangsmanagement
    Gesetzte Ziele müssen erreicht oder ggfs. angepasst werden.
  • Terminmanagement
    Einhaltung der Termine seitens aller Beteiligter über einen Projektplan muss sichergestellt sein.
  • Kostenmanagement
    Erfassung der Kosten zur Einhaltung der Budgetgrenzen, ggfs. Gegensteuern durch Sparmaßnahmen.
  • Qualitätsmanagement
    Standardisierung von Prozessen und Maßnahmenmanagement.
  • Personalmanagement
    Wahrung der Effizient im Team durch Zuordnung der Tasks an die jeweils kompetentesten Mitglieder.
  • Kommunikationsmanagement
    Ist der größte Teil im Projektmanagement – Kommunikation mit allen Beteiligten, permanente Informationen über den Ist-Stand und die Zielerreichung, und das an alle Stakeholder.
  • Risikomanagement
    Risikoanalysen, Maßnahmen, Notfallpläne für Ernstfälle.
  • Beschaffungsmanagement
    Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.

Last but not least: Das Projektbüro

Ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, der häufig unerwähnt bleibt, ist das PMO „Project Management Office“. Nicht alle Unternehmen haben eines, oft werden hier BeraterInnen herangezogen, um eines einzurichten: entweder permanent oder aber für die Dauer einer gewissen Zeit, in der das Unternehmen eine Vielzahl von komplexen Projekten zu managen hat (z.B. in einer Restrukturierungs- oder M&A Situation). Das Projektbüro unterstützt die Projektleitung bei der Planung, bei der Erfassung und der Kommunikation. Ein Projektbüro muss gemäß der Größe des Projekts entsprechend mit qualifizierten Mitarbeitern ausgestattet sein. Mindestens sollte es über folgende drei Personen/Rollen verfügen:

  • PROJEKTORGANISATION
  • NETZPLANTECHNIKER (TERMIN-CONTROLLING)
  • SACHBEARBEITER FÜR STUNDENCONTROLLING

Durch eine Auslagerung an ein externes Projektbüro können gerade bei großen und komplexen Projekten enorme Kosten eingespart werden. Denn neben den klassischen, administrativen Aufgaben, übernimmt das PMO viele weitere Tätigkeiten, beispielsweise:

  • WISSENSMANAGEMENT FÜR PROJEKTE
  • SKILLMANAGEMENT DER PROJEKTMITARBEITERINNEN
  • ENTWICKLUNG UND DURCHFÜHRUNG VON PM-TRAININGS FÜR PROJEKTMITARBEITERINNEN
  • ENTWICKLUNG DER PROJEKTMANAGEMENT-METHODIK DER ORGANISATION
  • KOORDINATION VON PROJEKTANTRÄGEN UND PROJEKTIDEEN

Dadurch trägt das PMO wesentlich zur Qualitätssicherung des Projektes bei.


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Sonja Gutschi
Staffing & Deployment

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