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CONSULTING

Einkauf & Procurement

Beschaffungsprozesse optimal gestalten

Gutes Management im Einkauf bzw. Procurement schafft die wesentliche Basis für eine gut strukturierte Einkaufsorganisation innerhalb eines Unternehmens. Da Beschaffung wesentlich aufgrund des Outputs bewertet wird, ist es wichtig funktionierende Strukturen zu schaffen und bestehende Prozesse der Beschaffungslogistik und zum Weiterverkauf von Waren zu optimieren. Im Wesentlichen liegt der Fokus bei der Beschaffung darauf, der Produktion alles verfügbar zu machen, was benötigt wird. Die richtige Ware muss in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein – in der richtigen Qualität und zu den richtigen Kosten. Für das Unternehmen selbst bedeutet ein gutes Procurement Einsparmöglichkeiten.

Illustration zu Beschaffungskette
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Beschaffungskette

Viele Beschaffungsmaßnahmen werden im Rahmen definierter Geschäftsprozesse abgewickelt. Bei größeren Anschaffungen bzw. übergreifenden Maßnahmen werden die Maßnahmen in Projekte umgewandelt, die meist wie folgt strukturiert sind:

  • Beschaffungsplanung
    Ermittlung welche Dienstleistungen oder Sachmittel zu beschaffen sind durch Mengenplanung, Zeitplanung und Preisplanung.
  • Lieferantenauswahl
    Die definierten Auswahlkriterien werden angewendet.
  • Angebotsplanung
    Leistungsbeschreibungen für die einzuholenden Angebote werden erstellt, potenzielle Lieferanten identifiziert und Bewertungskriterien erstellt.
  • Vertragsabwicklung
    Kontinuierliche Betreuung und Überprüfung des Lieferanten mit dem Zweck, die korrekte und zeitgerechte Erbringung der vereinbarten Leistung sicherzustellen.
  • Angebotseinholung
    Angebote von den Lieferanten werden eingeholt.
  • Vertragsbeendigung
    Nach Abschluss der Lieferung wird die Lieferbeziehung beendet.

Aufgaben des Einkaufs vs. Aufgaben der Beschaffungslogik

Es gibt nach wie vor keine einheitliche Definition inwieweit Einkauf und Beschaffung zusammengehören bzw. wo sie sich überschneiden. Jedenfalls kann man sie durch Aufgabengebiete teilen.

Aufgaben des Einkaufs

  • Beschaffungsmarktforschung
  • Ausschreibungen und Prüfung der Angebote
  • Vertragsverhandlung und Vertragsgestaltung
  • Auswahl der Lieferanten

Aufgaben der Beschaffungslogistik

  • Organisation der Anliefertransporte
  • Warenannahme und Eingangskontrolle
  • Lagerlogistik
  • Transportlogistik

Kriterien der Beschaffungsprozesse

Beschaffungsprozesse lassen sich nicht einheitlich definieren, da sie je nach Anforderung und Unternehmen sehr individuell sind. Allerdings gibt es einen Kriterienkatalog an dem man sich orientieren kann:

  • BEDEUTUNG DER GÜTER
    … von strategisch, kostenintensiv bis unbedeutend
  • ART DER ZU BESCHAFFENEN RESSOURCEN
    … ob Rechte, Dienstleistungen, Software oder einfach neues Material
  • WIEDERHOLFREQUENZ DER BESCHAFFUNG
    … einmalige Beschaffungen versus wiederkehrende, notwendige Beschaffungen
  • PROZESS-STANDARDISIERUNG
    … Unternehmensstandards, internationale und nationale Normen etc.
  • E-PROCUREMENT
    … Softwaregestützte Beschaffung
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Sonja Gutschi | Staffing & Deployment
Julia Kern
Staffing & Deployment

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