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Softwareauswahl

Von der Bedarfsanalyse zur Implementierung

Die richtige Beratung bei der Softwareauswahl - entscheidend für Ihr Unternehmen

Unternehmerischer Höhenflug oder wirtschaftlicher Misserfolg – Software hat mit beiden Punkten mittlerweile mehr gemein, als noch vor einigen Jahren. Heutzutage entscheidet der Einsatz der richtigen und effizienten Software oftmals über betriebliche Erfolge oder Misserfolge. Mittlerweile existieren beispielsweise über 6.000 Anbieter für Datenbanksoftware. Eine Summe, bei der jeder, der damit nicht in professioneller Weise in Verbindung steht, den Überblick verliert. Die Auswahlentscheidung über die Software ist dabei Auslöser von einer Reihe wichtiger Einflüsse, die sowohl die Sicherheit sowie die Wirtschaftlichkeit der Unternehmung beeinflussen können. Primär gilt deshalb die Frage zu klären: Wofür wird die Software benötigt, reichen die Standards aus, oder muss individualisiert werden? Und wenn ja: Ist es womöglich nicht gleich günstiger eine eigene Software anfertigen zu lassen, sofern das die Kennzahlen rechtfertigen?

Illustration zu Softwareauswahl
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1
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Schnelles Scoping

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3
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4
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Phasenmodell der Softwareauswahl

Um diese Fragen gezielt beantworten zu können, wird oft das Phasenmodell herangezogen, das folgende Punkte beantworten soll:

  • ZIELDEFINITION
    Ausgangssituation, angestrebte Verbesserungen, Zieltermin, grobes Budget
  • PROZESSANALYSE
    Analyse der Geschäftsprozesse, die durch die Standardsoftware abgebildet werden sollen. Aber Achtung: Nicht zu detailliert, die Prozesse ändern sich durch den Einsatz der Software später ohnedies
  • ROI ANFORDERUNGSERHEBUNG
    Der potenzielle Nutzen in einer Wertschöpfungskette wird dargestellt. Besonderer Fokus liegt auf Zeit-, Qualitäts- und Kostenpotenzialen
  • MARKTÜBERSICHT
    Sichtung der Anbieter entsprechend der zuvor erstellten Anforderungsliste
  • SCREENING
    Die Anbieter werden verglichen/gefiltert etc.
  • ENDAUSWAHL UND ENTSCHEIDUNG
    Die Anbieter werden kontaktiert und mit den Anforderungen konfrontiert. Auf Basis dieser werden von den Anbietern Angebote und Präsentationen erstellt, die ausgewertet werden. Letztlich erfolgen die Entscheidung und der Zuschlag.

Auswahlkriterien bei der Softwarebeschaffung

Die Softwarebeschaffung ist längst kein Nebenprojekt mehr. Sie zählt zu den wichtigsten Entscheidungen im Unternehmen und ist entsprechend auch von der obersten Führungsebene zu initiieren und zu begleiten. Wichtige Kriterien sind:

  • Verbreitung der Software
  • Einfachheit der Implementierung
  • Individualisierungsgrad
  • Support
  • Performance/IT-Belastung
  • Bedienbarkeit
  • Kosten
  • Sicherheit
  • Datenverarbeitung und interaktive Bearbeitungsfunktionen
  • Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Infrastruktur
  • Zuverlässigkeit des Herstellers

Was heutzutage die Change Management BeraterInnen sind, waren früher meist sogenannte Change Agents, die für die Umsetzung der unterschiedlichen Initiativen verantwortlich waren. Heute sind kompetente BeraterInnen ebenso in den Bereichen Konfliktmanagement, Projektmanagement, Kommunikation und Coaching geschult. Kompetenzen, die ebenso von Führungskräften erwartet werden, die durch das arbeitsintensive Tagesgeschäft aber nicht immer zu 100 Prozent abgedeckt werden können. Deshalb kann es wichtig sein, von entsprechend ausgebildeten BeraterInnen unterstützt zu werden. Ebenso bringen diese eine emotional nicht besetzte Sicht von außen ein – und so ein ”neutraler Spiegel” in schwierigen Situationen ist oft Gold wert.

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