10 Tipps zum Erstellen einer Projektausschreibung

Geben Sie Hinweise zum Projektkontext.

Falls das Projekt Teil eines unternehmensweiten Programms ist und vielleicht auf einem Vorprojekt aufbaut, ist dies eine andere Ausgangssituation, als wenn ein Projekt für sich alleine steht.

Beide Situationen bergen viele Möglichkeiten und Herausforderungen in sich, die beachtet werden sollten und die große Auswirkungen auf die Arbeitsweise und das Vorgehen im eigentlichen Projekt haben werden.

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Seien Sie auf Änderungen vorbereitet.

Die Erfahrungswerte aus zahlreichen Beratungsprojekten belegen: In den allermeisten Fällen ändern sich die Projektparameter bis zum eigentlichen Projektstart. Gründe für diese Änderungen sind zumeist:

• Zwischen der erstmaligen Projektanforderung und dem tatsächlichen Projektstart liegt eine Zeitspanne in der die Ereignisse des operativen Tagesgeschäfts die ursprünglichen Anforderungen überholen.
• Die Diskussion mit den BeraterInnen, die aufgrund ihrer Erfahrung Vorgehensweisen einbringen, die sinnvoll und bewährt sind, aber dem Unternehmen zum Ausschreibungszeitpunkt noch nicht bekannt war.
  

Denken Sie an unterschiedliche Stakeholder und die Unternehmenskultur.

Die Haufe BeraterInnen sind gewohnt, in komplexen Umgebungen zu navigieren und Entscheider und Betroffene in Beratungsprozesse zu involvieren. Je mehr Hinweise Sie bereits vorab zum Thema Stakeholder-Landschaft und Unternehmenskultur geben, umso leichter können die BeraterInnen in der Projektplanung und –abwicklung darauf Rücksicht nehmen.

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Formulieren Sie ein Projektziel.

Auch wenn sich das Kern-Projekt noch verändern wird: Wenn Sie bereits am Anfang eine Ziel für die gemeinsame Unternehmung definieren, steigt damit sofort die Wahrscheinlichkeit der tatsächlichen Umsetzung. Ein gutes Ziel ist messbar, ambitioniert und doch erreichbar und beinhaltet eine Zeitachse und eine Ressourcenschätzung. Wenn Sie zusätzlich auch noch Messkriterien für ein erfolgreiches Projekt einführen, die Sie während der gemeinsamen Arbeit anlegen können, kann fast nichts mehr schief gehen.

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Definieren Sie Nicht-Ziele bzw. was nicht passieren darf.

Gelegentlich können Projekte über Negativ-Beschreibungen noch schärfer definiert werden: Die Frage „Was darf keinesfalls passieren?“ unterstützt oft überraschend gut bei der Bewertung der Wichtigkeit verschiedener Anforderungen.

Geben Sie benötigte Expertisen- und Branchenerfahrung an.

Sie können auf Ihrer Projektprofil-Seite angeben, welche Expertisen und Branchenerfahrung BeraterInnen mitbringen sollten. Die Werte, die Sie anwählen, werden dann für Berater angezeigt (während alle Werte, die Sie nicht anwählen, ausgeblendet werden). Diese Darstellung hilft BeraterInnen, Ihre Anforderungen mit den eigenen Kompetenzen abzugleichen.

Beachten Sie bitte:

• Nicht für jedes Projekt ist branchenspezifische Erfahrung wichtig. Die Auswahl des entsprechenden Feldes schränkt unter Umständen die Anzahl der zur Verfügung stehenden BeraterInnen stark ein.
• Falls Sie sehr viele Expertisen auswählen, kann dies ebenfalls eine starke Einschränkung der zur Verfügung stehenden BeraterInnen mit sich bringen. Sie sollten im Idealfall maximal 3 Expertisen angeben, die aus Ihrer Sicht im Projekt benötigt werden.

Versuchen Sie einen realistischen Startzeitpunkt zu schätzen.

In den allerwenigsten Fällen starten – sogar sehr dringende – Projekte tatsächlich innerhalb einer Zeitspanne von 2 Wochen.

Auf einer unternehmensinternen Seite sind unterschiedliche Aktivitäten erforderlich, bevor das eigentliche Projekt beginnen kann: Auswahl des besten Beraters oder der besten Beraterin, gemeinsame Besprechung der besten Vorgehensweise, finale Freigabe des Budgets für den Einkauf der Beratungsleistung, eventuell vorbereitende Kommunikation an Management und MitarbeiterInnen, Sicherstellung dass alle relevanten Personen am tatsächlichen Projektstart anwesend sind.

Wenn Sie diese Überlegungen bei der Angabe des Projektstartdatums berücksichtigen, geben Sie den BeraterInnen die Möglichkeit, Ihre Anforderung mit der jeweiligen Kapazitätssituation abzugleichen.

In Folge werden Sie von einer höheren Passung mit verfügbaren BeraterInnen profitieren.

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Geben Sie den Projektort an, an dem die Beratung stattfinden wird.

Sie können frei entscheiden, ob Sie den genauen Ort oder die jeweilige Region als Projektort angeben. Grundsätzlich gilt: je präziser Ihre diesbezügliche Angabe ist, desto besser können BeraterInnen planen.

Der Projektort wird allerdings nicht anonymisiert. Wenn Ihr Unternehmen der bekannteste und größte Arbeitgeber am jeweiligen Ort ist, kann es sinnvoll sein, sich aus Gründen der Vertraulichkeit auf die Nennung der Region zu beschränken.

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